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Le agenzie e gli enti organizzatori offrono servizi per la progettazione e la realizzazione completa o parziale di eventi e spettacoli. Si servono generalmente di forniture esterne, perciò il loro organico è ristretto a pochi professionisti.
Oltre a ideare feste e manifestazioni, assumersi la gestione completa di iniziative promosse da altre strutture o coordinare solamente la parte organizzativa o, più semplicemente, offrire un’attenta consulenza tecnica, si occupano di: 1) progettare l’intero evento individuandone sede, periodo migliore di svolgimento e budget; 2) richiedere le necessarie autorizzazioni e assicurazioni; 3) informare le aziende che potrebbero essere interessate all’evento e acquisire eventuali espositori; 4) promuovere l’evento impostando e finanziando la campagna pubblicitaria e curando marketing e sponsorizzazione; 5) diffondere notizie alla stampa; 6) coordinare i partecipanti all’evento; 7) assistere gli allestimenti, le scenografie e la segnaletica; 8) provvedere al noleggio di impianti e attrezzature tecniche; 9) selezionare i materiali più congrui alla manifestazione nel rispetto delle normative sulla sicurezza; 10) organizzare eventuali ricevimenti e serate di gala oltre agli spettacoli collaterali; 11) ricercare e selezionare il personale qualificato (centralinisti, autisti, fattorini, segretari, interpreti, hostess, camerieri, sommelier, servizio di sorveglianza), gli artigiani e gli operai (idraulici, falegnami, fabbri, elettricisti, giardinieri); 12) assicurare il corretto svolgimento dell’evento; 13) raccogliere ed elaborare i dati statistici sull’evento.
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